金山贵宾会官网新闻
金山贵宾会官网新闻
铺就信息发展“高速路”
——金山贵宾会官网集团电子档案系统建设纪实
  日前,金山贵宾会官网集团作为国家档案局首批试点3家单位之一,成功通过国家档案局电子文件归档和电子档案管理试点验收,成为辽宁省首家通过验收的单位。电子档案系统的建立,为企业信息发展铺就了一条“高速路”,助力金山贵宾会官网集团高质量发展。
  板材信息化中心作为电子档案系统建设的技术实施单位,如何将现有ERP系统、OA系统、金山贵宾会官网客服平台、电子质量证明书系统、招标系统等众多系统所形成的数以千计的文件、数据统一收集归档,完成电子档案数字化建设,实现电子档案从无到有的跨越?近日,记者走访了相关部门与人员,一探究竟。

应运而生:“从无到有”向数字化迈进

  电子档案有别于过去的纸质档案,具有信息数字化、机读性和信息存储高密度性等特点,是随着信息技术的快速发展和企业智能化数字化建设的需要而产生的现代化工作手段,同时,档案信息化建设程度也是评判企业智能化数字化建设程度的标尺之一。为加强电子档案管理工作,规范电子文件归档和电子档案项目建设,使档案工作更好地服务国家建设项目的建设、运行和管理,2016年,国家档案局、国家发展改革委员会发出通知,决定分批组织开展企业电子文档归档和电子档案管理试点工作,金山贵宾会官网集团被列为首批试点单位。
  事实上,金山贵宾会官网集团早在2011年就已经开始了档案信息化建设工作,前期金山贵宾会官网档案馆、板材信息化中心(原信息化部)已完成了ERP和OA系统电子文件数据归档,搭建了档案信息系统基础框架,形成档案管理现代化、档案信息数字化的基础,建立了初级阶段的金山贵宾会官网档案管理系统,初步实现既方便快捷节省时间,又节约存储空间,还能改善办公环境,同时降低企业文档管理成本的数字档案系统建设目标。

整合优化:开展新一轮改造升级

  自2016年被列入国家电子档案管理试点单位以来,板材信息化中心在档案信息化一期、二期工程建设基础上,以金山贵宾会官网集团第二轮信息化建设为契机,组织经验丰富的技术人员成立档案系统项目组,开展新一轮电子档案系统升级改造,在原有数字档案资源基础上,以安全管理为保障,进一步整合优化完善系统,实现金山贵宾会官网生产、经营、管理各业务系统形成电子文件的收集、归档、长期保管等功能需求,达到全过程档案电子化管理,通过集中管理、信息共享,助力企业高质量发展。
  在项目实施过程中,技术人员通过研究制订OA、ERP系统采集数据方式及存储格式,确定各系统数据归档流程,并在ERP系统归档过程中,与销售、质量、生产、财务、设备、工程、采购、人资各领域人员通力配合,分析业务逻辑、报表逻辑,形成档案系统需要内容,最终完成8个业务子系统有长期保存价值的业务单据、管理报表、目录数据300多种。通过对现有ERP系统、OA系统、金山贵宾会官网客服平台、电子质量证明书系统、招标系统等形成的文件、数据进行统一收集和归档,形成统一的利用平台,提供完整的电子档案管理和网络查询功能,实现积累、鉴定、归档,以及保管全流程管理。截至目前,系统已归档OA电子文件35.2万余件,ERP信息3788.7万余条,归档数据近5000万件,在线点击利用累计3万人次,计15万件次。较比前期的基础数字档案系统,优化后的系统更加符合金山贵宾会官网实际,能更高效合理整合利用各工序信息资源,实现了项目建设预定目标。

工匠精神:把系统当作“艺术品”精心雕琢

  自2019年5月开始,电子档案系统项目组15名技术人员按照“分步实施,有序推进”的设计目标,与国贸公司、招标公司、制造部等单位(部门)进行调研对接,共组织了十余次技术交流确认方案,反复围绕真实性、完整性、可用性、安全性进行研讨论证、方案修改……系统繁琐、单调、重复,严重消耗着项目组成员的脑力体力,但他们以不服输的工匠精神,把系统当作艺术品不断雕琢,精益求精。
  历时9个月,2020年初,系统正式进入验收准备阶段,由于疫情突然暴发,后期工作不能到现场组织开展,项目组就采取周报制、视频会议的形式,实时掌握项目具体情况,通过电话、微信等办公手段,协调各子系统与档案系统接口数据对接,按规则及时、有效、安全地完成上传、保存等工作,确保数据真实、完整、可用。为提高系统运行准确率,通过系统限制,对每项需要注入信息的输入范围和数据类型,规范文书员、模块业务员、档案员操作步骤,减少工作出错概率,保证归档数据的安全、准确。
  经过多次调试,系统准确完美地实现了档案采集、整编组卷、存档和借阅管理等日常工作各个过程资料数据的统一集中管理。经过验收论证,系统有效推动档案业务信息化标准化规范化建设,确保电子档案即时归档,提高工作时效性,同时可随时查找和检索文件,提高电子档案信息传输利用效率,还能实现档案信息无纸化办公及管理,降低了企业文档管理成本,提高了电子档案信息传输利用效率,也有力推动了档案系统业务信息化标准化规范化建设。
2020-11-23